Privacybeleid
Privacybeleid Refreshworks / Complaiworks
Laatst bijgewerkt: 21/08/2026
Bij Refreshworks vinden wij de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens via ons Software-as-a-Service (SaaS)-platform worden verwerkt, waarom wij dit doen en hoe wij deze gegevens beschermen.
1. Wie zijn wij?
Refreshworks ontwikkelt en levert een SaaS-platform waarmee organisaties inzicht krijgen in de AI-kennis, vaardigheden, adoptie van AI binnen hun organisatie en de mate van compliance met wet en regelgeving. Het platform ondersteunt onder andere e-learning, toetsing en rapportages.
In de meeste gevallen is de organisatie die gebruikmaakt van ons platform de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens van haar medewerkers. Refreshworks treedt daarbij op als verwerker en verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de klant.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van de inrichting van het platform kunnen onder andere de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
- Naam
- Zakelijk e-mailadres
- Werkgever
- Functie
- Afdeling of team
- Gebruikte AI-systemen en AI-toepassingen
- Ervarings- of expertiseniveau met AI
- Gebruik van software waarin AI-functionaliteit aanwezig is
- Gevolgde AI-trainingen
- Resultaten van toetsen en certificeringen
- Voortgang binnen e-learningmodules
- Loggegevens die nodig zijn voor beveiliging, beschikbaarheid en ondersteuning van
het platform
Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen en wettelijk is toegestaan.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens?
De persoonsgegevens worden verwerkt om:
- medewerkers toegang te geven tot het platform;
- AI-trainingen en e-learning aan te bieden;
- voortgang en leerresultaten vast te leggen;
- inzicht te geven in de AI-kennis en vaardigheden van individuele medewerkers;
- organisaties inzicht te geven in het algemene AI-volwassenheidsniveau van teams en afdelingen;
- rapportages en dashboards beschikbaar te stellen;
- het platform te beveiligen, beheren en verbeteren;
- te voldoen aan wettelijke verplichtingen.De persoonsgegevens worden verwerkt om:
4. Op welke grondslag worden gegevens verwerkt?
De verwerking vindt plaats op basis van de instructies van onze klant. De juridische grondslag wordt vastgesteld door de organisatie die gebruikmaakt van het platform, bijvoorbeeld:
- uitvoering van de arbeidsovereenkomst;
- gerechtvaardigd belang;
- voldoen aan een wettelijke verplichting;
- toestemming, indien vereist.
5. Hoe lang bewaren wij gegevens?
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of zolang de klant dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving verlangt.
Na beëindiging van de dienstverlening worden persoonsgegevens verwijderd of teruggegeven aan de klant, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.
6. Delen wij persoonsgegevens?
Wij verkopen persoonsgegevens nooit.
Gegevens worden uitsluitend gedeeld:
- met de organisatie die opdrachtgever is;
- met zorgvuldig geselecteerde subverwerkers die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening (zoals cloudhosting of e-maildiensten);
- wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
Met alle subverwerkers worden passende contractuele afspraken gemaakt.
7. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of misbruik. Voorbeelden hiervan zijn:
- versleutelde verbindingen (TLS);
- versleutelde opslag waar passend;
- rolgebaseerde toegangsrechten;
- logging en monitoring;
- periodieke beveiligingsupdates;
- back-up- en herstelprocedures.
8. Internationale doorgifte
Persoonsgegevens worden bij voorkeur verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Indien gegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
9. Rechten van betrokkenen
Medewerkers hebben, afhankelijk van de toepasselijke wetgeving, recht op:
- inzage;
- correctie;
- verwijdering;
- beperking van verwerking;
- overdraagbaarheid van gegevens;
- bezwaar tegen verwerking.
Omdat de werkgever doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke is, kunnen verzoeken over deze rechten in eerste instantie bij de werkgever worden ingediend. Indien wij een dergelijk verzoek ontvangen, zullen wij de verantwoordelijke organisatie ondersteunen bij de afhandeling daarvan.
10. Cookies en loggegevens
Het platform kan functionele cookies en technische loggegevens gebruiken die noodzakelijk zijn voor beveiliging, authenticatie en het correct functioneren van de dienstverlening.
11. Wijzigingen
Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie wordt altijd gepubliceerd op onze website.
12. Contact
Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact opnemen via:
Refreshworks
E-mail: info@refreshworks.nl
Website: refreshworks.ai
